Ein wesentliches Problem bei der Verwaltung eines Unternehmens besteht oft darin, dass Software manch betriebliche Abläufe unnötig und destruktiv zu dominieren beginnen. Die eigentlich gesunde betriebliche Logik wird so von Software Prozessen gestört. Es zeigt sich in der Realität all zu oft, dass es für die meisten Betriebe sehr ineffizient ist die 'technische Ausführung' aus einem ERP heraus steuern zu wollen.
Problematik
Firmen die Ihre Arbeitsleistung dezentralisiert beim Kunden ausüben (Montage, Service, usw) scheitern oft am Versuch Ihre komplexe Ausführungs-Realität einfach und robust administrativ abzubilden. Genau diese Unternehmen sind aber im Alltag der praktischen 'Leistungserbringung' auf eine langfristig konsistente Informationsbasis angewiesen.
Ansatz
Die zwei komplementären Verwaltungszweige sollten entflochten werden, damit sie sich im Alltag nicht mehr behindern und gegenseitig unnötig blockieren.
Lösung
'Organisatrice' regelt umfassend die Informations-Logistik der 'technischen Ausführung' (= 'Leistungs-Erbringung') und bietet hier eine standardisierte Lösung an. Der hoch dynamische Informationsfluss der 'technischen Ausführung' wird absorbiert und liefert dem Unternehmen sein nachhaltiges Informationsgerüst zurück. Hierbei werden alle organisatorischen Aspekte vom 'Büro zentrierten' ERP entkoppelt (= 'Leistungs-Vergütung').
Kunden
- Kontakte
- Historie
- Aufträge / Offerten / Abos
Gebäude
- Kontakte
- Standort
- Historie
Terminplanung
- Auftragsausführung
- Abos, Planung
- Agenda, Disposition
Auftrags-Ausführung
- Auftrags-Monitoring, Abo-Monitoring
- Auftragsrapporte
Mitarbeiter-Rapporte
- Stundenrapporte
- Spesen / Quittungen
Dritt-Unternehmen
- Lieferanten
- Sub-Unternehmer
- Lieferscheine / Rapporte
Kundenverwaltung
- Geschäftskorrespondenz
- CRM
Auftragsverwaltung
- Aufträge
- Offerten
- Controlling
Akquisition
- Offerten-Erstellung
- Kalkulation
Personalverwaltung
- Lohnbuchhaltung
- Spesenabrechnung
Rechnungswesen
- Fakturierung
- Debitoren / Kreditoren
- Zahlungsverkehr
Finanzbuchhaltung
- Bilanz
- Steuern
Je zeitkritischer ein Unternehmen funktionieren muss (z.B. Reparaturdienst), desto entscheidender wird, dass sich Mitarbeiter selbständig organisieren und koordinieren können
< 10 Mitarbeiter
- je nach Führungstalent und Einsatzbereitschaft können sich monopolisierte Strukturen bis zu 10 Mitarbeitern erfolgreich bewähren
> 10 Mitarbeiter
- ab einer kritischen Grösse gewinnen dezentralisierte Strukturen zunehmend an Effizienz, weil mit modernen Führungsinstrumenten der Informationsfluss unabhängig von der physischen Präsenz der Autorität geregelt wird
Die Gemeinsamkeit der folgenden Beispiele liegt im Kern darin, dass die Geschäftstätigkeit natürlich extern beim Kunden ausgeübt wird.
Je nach Geschäftsfeld, das Ihre Unternehmung bewirtschaftet, ist Ihr interner Betriebsablauf entsprechend strukturiert und organisiert.
- 'Organisatrice' fungiert hier als eine Art persönliche Assistenz
- typische Vertreter dieser Geschäftsfelder sind die Akteure im allgemeinen Installationsgewerbe, wo Produkte und Installationsumgebungen von Objekt zu Objekt stark variieren können
- selbständige Installateure im Baugewerbe mit temporären Personalressourcen
- individualisiert ausgeführte Realisierungen
- der Unternehmer strukturiert sich selbst und hält sich mit minimaler Disziplin den 'Kopf frei'
- Vergabe von Leistungsaufträgen an Subunternehmer
- Sie erfüllen sub-unternehmerische Mandate, müssen diese formal korrekt erfassen und die Leistungen verlässlich kommunizieren können
- eigene Ressourcen erfassen, Dokumente gezielt ablegen und auf die Fakturierung fokussieren
- Sie erfüllen sub-unternehmerische Mandate, müssen diese formal korrekt erfassen und die Leistungen verlässlich kommunizieren können
- Auftritt als Subunternehmer
- Sie geben 'Leistungsaufträge' an 'Subunternehmer' und benötigen einen Überblick bezüglich deren Einsätze und Fakturierung
- 'Organisatrice' hilft Ihnen Subverträge gezielt ablegen zu können. Drittunternehmer können langfristig und Mandats-übergreifend analysiert und beurteilt werden
- Sie geben 'Leistungsaufträge' an 'Subunternehmer' und benötigen einen Überblick bezüglich deren Einsätze und Fakturierung
- Ressourcenplanung und korrekte Fakturierung
- die Zuweisung von Spontan-Interventionen wird vereinfacht durch die transparente und eine aussagekräftige Einsatzhistorie
- die Zuverlässigkeit der Abo-Bedienung wird gestärkt
- die Erfahrungen vom 'Service' fliessen konsequent zurück in die Montageabteilung
- Inbetriebsetzungen, Nacharbeiten und Garantiearbeiten gehen zu lasten der Montageabteilung
- Unterhalt und Service-Zusatzleistungen werden so kommerziell gesehen als 'produktive' Leistungen abgegrenzt
- die Service-Leistungen können sauber von Montageleistungen abgegrenzt werden
- Assistenz zur Verbesserung der Montagequalität, respektive Produktqualität
- 'Filialstrukturen mit gemeinsamem Pikettdienst ...'
- die Kunden, ihre Objekte und deren Installationen sind zuverlässig und schnell einschätzbar
- eigene Einsatzdaten werden sofort und definitiv abgelegt
- die Kunden, ihre Objekte und deren Installationen sind zuverlässig und schnell einschätzbar
Eine Immobilienverwaltung stellt andere Verwaltungsansprüche an einen Unternehmer als ein 'einfacher' Privatkunde.
Beispiel 'Immobilienverwaltung'
- Anspruchsvolle Einsatz-Dynamik
- standardisierte Auftragsprotokolle generieren
- eine sauber archivierte Auftragsübersicht garantiert eine stetige und zuverlässige Fakturierungsbasis
- eine Verwaltung kann mehrere Hundert Einsatzobjekte ausweisen. Die administrative Übersicht sollte drum stets gewährleistet sein
Beispiel 'Einkaufscenter'
- Haupt-Infrastruktur wird 'general-verwaltet'
- Unterhalts-Abos sollen systematisch protokolliert werden
- ein Interventionsobjekt vereint eventuell mehrere Kunden
- Aufträge von 'eingemieteten' Kunden werden direkt generiert
- Unterhalt von kritischen Equipments muss auch in Ferienzeiten und von Pikettdiensten erfüllt werden können
- transparente Abo-, Auftrags- und Einsatzhistorie