'Organisatrice'
... einfach interaktiv verwalten

Digitales Ecosystem 

Auch in Ihrem etablierten Unternehmen hat sich in vergangenen Jahren wohl ein 'digitales Ecosystem' eingespielt, - ein Zusammenspiel von elektronischen Geräten mit Programmen und Apps. Während die Hardware wie PC, Drucker, Scanner, Telefone und Smartphones meist überschaubar bleibt, so lässt sich all die installierte Software kaum mehr überblicken. Allein schon der Unterhalt Ihrer digitalen Betriebsumgebung verschlingt viel Ressourcen. 
'Organisatrice' ist eine der wenigen Software-Lösungen, welche den administrativen Aufwand auf allen Betriebsebenen massiv und nachhaltig reduziert.

Neben einfachen digitalen Werkzeugen (wie Drucker, Telefon, usw) finden sich komplexe Software-Lösungen, welche die Aufgabe haben durch intelligente Vernetzung von Aufgaben die Arbeitslast im Betrieb zu reduzieren und gleichzeitig die administrative Qualität zu erhöhen. Hierzu zählen CRM und ERP Programme

  • CRM (= Client Relationsship Management)
    • Strukturierung von Kundenbeziehungen mit Schwerpunkt Kommunikation (eMail, Korrespondenz)
  • ERP (= Enterprise Resource Planning)
    • Strukturierung und Vernetzung von Auftragswesen, Fakturierung, Buchhaltung und Zahlungsverkehr

 

All diese digitalen Werkzeuge hätten die Aufgabe den Betriebsalltag sowohl menschlich wie informationstechnisch zu vereinfachen. Dies ist leider nicht immer der Fall. Eine häufige Ursache von betrieblichen Missständen liegt darin, dass Realität in administrative Programme gepackt wird, welche nicht dafür geeignet sind. Die klassischen ERP-Lösungen haben ihre Kompetenzen im administrativen Segment der 'Leistungsvergütung'.

Duale Verwaltungszweige

Die Verwaltung eines ausführenden Betriebs lässt sich in zwei Bereiche entflechten. Einerseits die Verwaltung der ausführungs-technischen Informations-Logistik. Andererseits jene Administration, die hauptsächlich durch monetäre Faktoren definiert ist.
Problematik

Firmen die Ihre Arbeitsleistung dezentralisiert beim Kunden ausüben (Montage, Service, usw) scheitern oft am Versuch Ihre komplexe Ausführungs-Realität einfach und robust administrativ abzubilden. Genau diese Unternehmen sind aber im Alltag der praktischen 'Leistungserbringung' auf eine langfristig konsistente Informationsbasis angewiesen.

Lösung

'Organisatrice' kümmert sich um die umfassende Informations-Logistik und bietet hier eine generalisierte Lösung an. Der hoch dynamische Informationsfluss der technischen Ausführung wird absorbiert und liefert dem Unternehmen sein nachhaltiges Informationsgerüst zurück. Hierbei werden alle organisatorischen Aspekte vom ERP entkoppelt.

'Leistungs-Erbringung'

Ausführungs-technische Informationen werden von 'Organisatrice' realitätsnah abgebildet.
  • Auftrags-Ausführung
  • Terminplanung
  • Arbeits-Rapporte
  • Offert-Informationen
  • Kundenverwaltung
  • Kontakt-Verwaltung
  • Einsatz-Logistik
  • Stundenrapporte
  • Spesen-Rapporte
  • Betriebs-Analytik

Der koordinierte und optimierte Einsatz Kosten relevanter Betriebsfaktoren führt nicht zuletzt zum wirtschaftlichen Erfolg.

'Leistungs-Vergütung' 

Monetär geprägte Informationen werden weiterhin zuverlässig im Back-Office mit bewährter ERP-Software erledigt.
  • Angebots-Kalkulation
  • Auftrags-Administration
  • Rechnungswesen
  • Mahnungswesen
  • Zahlungsverkehr (Banking)
  • Buchhaltung (Kreditoren, Debitoren)
  • Lohnbuchhaltung

All diese Positionen sind direkt an monetäre Faktoren geknüpft. Sie definieren gegen innen und aussen die wirtschaftliche Relevanz eines Unternehmens.

Kritische Grössen von Unternehmungen

Je zeitkritischer ein Unternehmen funktionieren muss (z.B. Reparaturdienst), desto entscheidender wird, dass sich Mitarbeiter selbständig organisieren und koordinieren können

< 10 Mitarbeiter
  • je nach Führungstalent und Einsatzbereitschaft können sich monopolisierte Strukturen bis zu 10 Mitarbeitern erfolgreich bewähren
> 10 Mitarbeiter
  • ab einer kritischen Grösse gewinnen dezentralisierte Strukturen zunehmend an Effizienz, weil mit modernen Führungsinstrumenten der Informationsfluss unabhängig von der physischen Präsenz der Autorität geregelt wird

Unternehmensprofile

Wenn Sie sich in einer dieser charakteristischen Unternehmensprofile wieder finden, dann kann Sie unsere Software-Dienstleistung wesentlich entlasten. Folgende Beispiele beschreiben einige Unternehmensprofile die von 'Organisatrice' typischerweise assistiert werden können.

Die Gemeinsamkeit der folgenden Beispiele liegt im Kern darin, dass die Geschäftstätigkeit natürlich extern beim Kunden ausgeübt wird.

Firmen-interne Profile

Je nach Geschäftsfeld, das Ihre Unternehmung bewirtschaftet, ist Ihr interner Betriebsablauf entsprechend strukturiert und organisiert.

'Einzelunternehmer 
mit diversifizierter Geschäftstätigkeit'
Typischerweise ein breit gefächertes Geschäftsfeld, wo die Realisierungen sehr individualisiert ausgeführt werden
  • 'Organisatrice' fungiert hier als eine Art persönliche Assistenz
    • typische Vertreter dieser Geschäftsfelder sind die Akteure im allgemeinen Installationsgewerbe, wo Produkte und Installationsumgebungen von Objekt zu Objekt stark variieren können
    • selbständige Installateure im Baugewerbe mit temporären Personalressourcen
  • individualisiert ausgeführte Realisierungen
    • der Unternehmer strukturiert sich selbst und hält sich mit minimaler Disziplin den 'Kopf frei'
'Kleinunternehmung
 als Dienstleister'
Hoher Dienstleistungs- oder Drittleistungsanteil
  • Vergabe von Leistungsaufträgen an Subunternehmer
    • Sie erfüllen sub-unternehmerische Mandate, müssen diese formal korrekt erfassen und die Leistungen verlässlich kommunizieren können
      • eigene Ressourcen erfassen, Dokumente gezielt ablegen und auf die Fakturierung fokussieren
  • Auftritt als Subunternehmer
    • Sie geben 'Leistungsaufträge' an 'Subunternehmer' und benötigen einen Überblick bezüglich deren Einsätze und Fakturierung
      • 'Organisatrice' hilft Ihnen Subverträge gezielt ablegen zu können. Drittunternehmer können langfristig und Mandats-übergreifend analysiert und beurteilt werden
'Service-Dienstleister
 mit hohem Anteil an Unterhalt-Abos'
Abgrenzung von 'Abos' und 'Reparaturaufträgen'
  • Ressourcenplanung und korrekte Fakturierung
    • die Zuweisung von Spontan-Interventionen wird vereinfacht durch die transparente und eine aussagekräftige Einsatzhistorie
    • die Zuverlässigkeit der Abo-Bedienung wird gestärkt
'Service-Abteilung
 innerhalb eines Montageunternehmens'
Service- und Montageleistungen
  • die Erfahrungen vom 'Service' fliessen konsequent zurück in die Montageabteilung
    • Inbetriebsetzungen, Nacharbeiten und Garantiearbeiten gehen zu lasten der Montageabteilung
    • Unterhalt und Service-Zusatzleistungen werden so kommerziell gesehen als 'produktive' Leistungen abgegrenzt
  • die Service-Leistungen können sauber von Montageleistungen abgegrenzt werden
    • Assistenz zur Verbesserung der Montagequalität, respektive Produktqualität
'Pikettdienst
 für Filialen einer gemeinsamen Unternehmung'
Geographische Informationen sind konsequent verfügbar
  • 'Filialstrukturen mit gemeinsamem Pikettdienst ...'
    • die Kunden, ihre Objekte und deren Installationen sind zuverlässig und schnell einschätzbar
      • eigene Einsatzdaten werden sofort und definitiv abgelegt

Kundenseitige Profile

Eine Immobilienverwaltung stellt andere Verwaltungsansprüche an einen Unternehmer als ein 'einfacher' Privatkunde.

'Immobilienverwaltungen als Kunden'
Konsequente Historie und die geographische Identifizierung der Aufträge

Beispiel 'Immobilienverwaltung'

  • Anspruchsvolle Einsatz-Dynamik
    • standardisierte Auftragsprotokolle generieren
    • eine sauber archivierte Auftragsübersicht garantiert eine stetige und zuverlässige Fakturierungsbasis
  • eine Verwaltung kann mehrere Hundert Einsatzobjekte ausweisen. Die administrative Übersicht sollte drum stets gewährleistet sein
'Komplexe Verwaltungsstruktur'
Vernetzte Unternehmen mit gemeinsamen Einsatzstrukturen (Pikettdienst, Service)

Beispiel 'Einkaufscenter'

  • Haupt-Infrastruktur wird 'general-verwaltet'
  • Unterhalts-Abos sollen systematisch protokolliert werden
  • ein Interventionsobjekt vereint eventuell mehrere Kunden
    • Aufträge von 'eingemieteten' Kunden werden direkt generiert
  • Unterhalt von kritischen Equipments muss auch in Ferienzeiten und von Pikettdiensten erfüllt werden können
    • transparente Abo-, Auftrags- und Einsatzhistorie