'Organisatrice'
... einfach interaktiv verwalten
Digitales Ecosystem</span><span> 

Digitales Ecosystem 

In den meisten Unternehmen hat sich ein 'digitales Ecosystem' eingespielt, - Smartphones und PCs voller Programme und Apps. Manch installierte Software verliert sich im Überblick. Schnell verschlingen diese grossen und kleinen Helfer viel Zeit für Unterhalt und sich überschneidende Datenpflege.
In diesem schwierigen Umfeld besticht unser Produkt 'Organisatrice' durch sein kompaktes und diskretes Auftreten. Es ist eine der wenigen Software-Lösungen, welches selbst kaum Unterhalt benötigt und gleichzeitig den administrativen Aufwand auf allen Betriebsebenen massiv und nachhaltig reduziert.

Ein wesentliches Problem bei der Verwaltung eines Unternehmens besteht oft darin, dass Software manch betriebliche Abläufe unnötig und destruktiv zu dominieren beginnen. Die eigentlich gesunde betriebliche Logik wird so von Software Prozessen gestört. Es zeigt sich in der Realität all zu oft, dass es für die meisten Betriebe sehr ineffizient ist die 'technische Ausführung' aus einem ERP heraus steuern zu wollen. 

Komplementäre Verwaltungszweige

Eigentlich lässt sich die Verwaltung eines ausführenden Betriebs meist in zwei Bereiche entflechten. Einerseits die Verwaltung der ausführungs-technischen Informations-Logistik. Andererseits jene Administration, die hauptsächlich durch monetäre Faktoren definiert ist.
'Organisatrice' ermöglicht die administrative Entflechtung von 'Leistungs-Erbringung' und 'Leistungs-Vergütung'. Dadurch werden diese zwei komplementären Administrationszweige langfristig robuster und konsistenter.
Problematik

Firmen die Ihre Arbeitsleistung dezentralisiert beim Kunden ausüben (Montage, Service, usw) scheitern oft am Versuch Ihre komplexe Ausführungs-Realität einfach und robust administrativ abzubilden. Genau diese Unternehmen sind aber im Alltag der praktischen 'Leistungserbringung' auf eine langfristig konsistente Informationsbasis angewiesen.

Ansatz

Die zwei komplementären Verwaltungszweige sollten entflochten werden, damit sie sich im Alltag nicht mehr behindern und gegenseitig unnötig blockieren.

Lösung

'Organisatrice' regelt umfassend die Informations-Logistik der 'technischen Ausführung' (= 'Leistungs-Erbringung') und bietet hier eine standardisierte Lösung an. Der hoch dynamische Informationsfluss der 'technischen Ausführung' wird absorbiert und liefert dem Unternehmen sein nachhaltiges Informationsgerüst zurück. Hierbei werden alle organisatorischen Aspekte vom 'Büro zentrierten' ERP entkoppelt (= 'Leistungs-Vergütung').

'Leistungserbringung'

'Organisatrice' kümmert sich umfassend um die Informations-Logistik der Leistungs-Erbringung.
Kunden
  • Kontakte
  • Historie
  • Aufträge / Offerten / Abos
Gebäude
  • Kontakte
  • Standort
  • Historie
Terminplanung
  • Auftragsausführung
  • Abos, Planung
  • Agenda, Disposition
Auftrags-Ausführung
  • Auftrags-Monitoring, Abo-Monitoring
  • Auftragsrapporte
Mitarbeiter-Rapporte
  • Stundenrapporte
  • Spesen / Quittungen
Dritt-Unternehmen
  • Lieferanten
  • Sub-Unternehmer
  • Lieferscheine / Rapporte

'Leistungsvergütung'

Ihre angestammte Administration beherrscht bereits alle Aspekte der Leistungs-Vergütung.
Kundenverwaltung
  • Geschäftskorrespondenz
  • CRM
Auftragsverwaltung
  • Aufträge
  • Offerten
  • Controlling
Akquisition
  • Offerten-Erstellung
  • Kalkulation
Personalverwaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Spesenabrechnung
Rechnungswesen
  • Fakturierung
  • Debitoren / Kreditoren
  • Zahlungsverkehr
Finanzbuchhaltung
  • Bilanz
  • Steuern

Kritische Grössen von Unternehmungen

Die Erfahrung zeigt, dass es für Unternehmungen eine kritische Grösse gibt, bei der die administrativen Belastungen sprunghaft ansteigen. Sobald diese kritischen Grössen erreicht werden, sollte unbedingt die Administration der Firma neu überdacht und angepasst werden.

Je zeitkritischer ein Unternehmen funktionieren muss (z.B. Reparaturdienst), desto entscheidender wird, dass sich Mitarbeiter selbständig organisieren und koordinieren können

< 10 Mitarbeiter
  • je nach Führungstalent und Einsatzbereitschaft können sich monopolisierte Strukturen bis zu 10 Mitarbeitern erfolgreich bewähren
> 10 Mitarbeiter
  • ab einer kritischen Grösse gewinnen dezentralisierte Strukturen zunehmend an Effizienz, weil mit modernen Führungsinstrumenten der Informationsfluss unabhängig von der physischen Präsenz der Autorität geregelt wird

Unternehmensprofile

Wenn Sie sich in einer dieser charakteristischen Unternehmensprofile wieder finden, dann kann Sie unsere Software-Dienstleistung wesentlich entlasten. Folgende Beispiele beschreiben einige Unternehmensprofile die von 'Organisatrice' typischerweise assistiert werden können.

Die Gemeinsamkeit der folgenden Beispiele liegt im Kern darin, dass die Geschäftstätigkeit natürlich extern beim Kunden ausgeübt wird.

Firmen-interne Profile

Je nach Grösse und Konstellation eines Unternehmens gestalten sich die personellen und organisatorischen Problemkreise in ganz anderer Charakteristik. Ebenso entscheidend für einen optimierten Betrieb ist die personelle Besetzung und die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter

Je nach Geschäftsfeld, das Ihre Unternehmung bewirtschaftet, ist Ihr interner Betriebsablauf entsprechend strukturiert und organisiert.

'Einzelunternehmer 
mit diversifizierter Geschäftstätigkeit'
Typischerweise ein breit gefächertes Geschäftsfeld, wo die Realisierungen sehr individualisiert ausgeführt werden
  • 'Organisatrice' fungiert hier als eine Art persönliche Assistenz
    • typische Vertreter dieser Geschäftsfelder sind die Akteure im allgemeinen Installationsgewerbe, wo Produkte und Installationsumgebungen von Objekt zu Objekt stark variieren können
    • selbständige Installateure im Baugewerbe mit temporären Personalressourcen
  • individualisiert ausgeführte Realisierungen
    • der Unternehmer strukturiert sich selbst und hält sich mit minimaler Disziplin den 'Kopf frei'
'Kleinunternehmung
 als Dienstleister'
Hoher Dienstleistungs- oder Drittleistungsanteil
  • Vergabe von Leistungsaufträgen an Subunternehmer
    • Sie erfüllen sub-unternehmerische Mandate, müssen diese formal korrekt erfassen und die Leistungen verlässlich kommunizieren können
      • eigene Ressourcen erfassen, Dokumente gezielt ablegen und auf die Fakturierung fokussieren
  • Auftritt als Subunternehmer
    • Sie geben 'Leistungsaufträge' an 'Subunternehmer' und benötigen einen Überblick bezüglich deren Einsätze und Fakturierung
      • 'Organisatrice' hilft Ihnen Subverträge gezielt ablegen zu können. Drittunternehmer können langfristig und Mandats-übergreifend analysiert und beurteilt werden
'Service-Dienstleister
 mit hohem Anteil an Unterhalt-Abos'
Abgrenzung von 'Abos' und 'Reparaturaufträgen'
  • Ressourcenplanung und korrekte Fakturierung
    • die Zuweisung von Spontan-Interventionen wird vereinfacht durch die transparente und eine aussagekräftige Einsatzhistorie
    • die Zuverlässigkeit der Abo-Bedienung wird gestärkt
'Service-Abteilung
 innerhalb eines Montageunternehmens'
Service- und Montageleistungen
  • die Erfahrungen vom 'Service' fliessen konsequent zurück in die Montageabteilung
    • Inbetriebsetzungen, Nacharbeiten und Garantiearbeiten gehen zu lasten der Montageabteilung
    • Unterhalt und Service-Zusatzleistungen werden so kommerziell gesehen als 'produktive' Leistungen abgegrenzt
  • die Service-Leistungen können sauber von Montageleistungen abgegrenzt werden
    • Assistenz zur Verbesserung der Montagequalität, respektive Produktqualität
'Pikettdienst
 für Filialen einer gemeinsamen Unternehmung'
Geographische Informationen sind konsequent verfügbar
  • 'Filialstrukturen mit gemeinsamem Pikettdienst ...'
    • die Kunden, ihre Objekte und deren Installationen sind zuverlässig und schnell einschätzbar
      • eigene Einsatzdaten werden sofort und definitiv abgelegt

Kundenseitige Profile

Je nach Zusammensetzung der Kundschaft werden verwaltungstechnisch ganz verschiedene Akzente gesetzt.

Eine Immobilienverwaltung stellt andere Verwaltungsansprüche an einen Unternehmer als ein 'einfacher' Privatkunde.

'Immobilienverwaltungen als Kunden'
Konsequente Historie und die geographische Identifizierung der Aufträge

Beispiel 'Immobilienverwaltung'

  • Anspruchsvolle Einsatz-Dynamik
    • standardisierte Auftragsprotokolle generieren
    • eine sauber archivierte Auftragsübersicht garantiert eine stetige und zuverlässige Fakturierungsbasis
  • eine Verwaltung kann mehrere Hundert Einsatzobjekte ausweisen. Die administrative Übersicht sollte drum stets gewährleistet sein
'Komplexe Verwaltungsstruktur'
Vernetzte Unternehmen mit gemeinsamen Einsatzstrukturen (Pikettdienst, Service)

Beispiel 'Einkaufscenter'

  • Haupt-Infrastruktur wird 'general-verwaltet'
  • Unterhalts-Abos sollen systematisch protokolliert werden
  • ein Interventionsobjekt vereint eventuell mehrere Kunden
    • Aufträge von 'eingemieteten' Kunden werden direkt generiert
  • Unterhalt von kritischen Equipments muss auch in Ferienzeiten und von Pikettdiensten erfüllt werden können
    • transparente Abo-, Auftrags- und Einsatzhistorie