'Organisatrice'
... gestion facile et interactive

Écosystème numérique 

Même dans votre entreprise établie, un "écosystème numérique" s'est probablement développé au cours des dernières années - une interaction d'appareils électroniques avec des programmes et des applications. Si le matériel tel que les PC, les imprimantes, les scanners, les téléphones et les smartphones reste généralement gérable, il est presque impossible de suivre tous les logiciels installés. Le simple fait de maintenir cet environnement d'exploitation numérique consomme beaucoup de ressources.
'Organisatrice' est une des rares solutions logicielles qui réduit massivement et durablement les efforts administratifs à tous les niveaux opérationnels.

Outre les outils numériques simples (tels que les imprimantes, les téléphones, etc.), il existe des solutions logicielles complexes qui ont pour mission de réduire la charge de travail dans l'entreprise par une mise en réseau intelligente des tâches et d'augmenter en même temps la qualité administrative. Il s'agit notamment des programmes CRM et ERP

  • CRM (= Client Relationsship Management)
    • structuration de la relation client en mettant l'accent sur la communication (e-mail, correspondance)
  • ERP (= Enterprise Resource Planning)
    • structuration et mise en réseau des opérations de traitement des commandes, de facturation, de comptabilité et de paiement

 

Tous ces outils numériques auraient pour mission de simplifier le travail quotidien, tant sur le plan humain que sur le plan informatique. Malheureusement, ce n'est pas toujours le cas. Une cause fréquente des problèmes opérationnels réside dans le fait que la réalité est emballée dans des programmes administratifs qui ne sont pas adaptés à cet effet. Les solutions ERP classiques ont leurs compétences dans le segment administratif de la "compensation des performances".

Deux branches de l'administration

La gestion d'une société d'exploitation peut être divisée en deux domaines. D'une part, l'administration de la logistique de l'information technique d'exécution. D'autre part, cette administration qui est principalement définie par des facteurs monétaires.
Problème

Les entreprises qui effectuent leur travail de manière décentralisée chez le client (assemblage, service, etc.) échouent souvent dans la tentative de cartographier leur réalité d'exécution complexe de manière simple et robuste sur le plan administratif. Or, ce sont précisément ces entreprises qui dépendent d'une base d'informations cohérente et à long terme pour la "prestation de services" quotidienne.

Solution

'Organisatrice' s'occupe de la logistique complète de l'information et offre une solution généralisée. Le flux d'information hautement dynamique de l'exécution technique est absorbé et renvoie à l'entreprise son cadre d'information durable. Tous les aspects organisationnels sont découplés de l'ERP.

Prestation de services 

Les informations techniques d'exécution sont représentées de manière réaliste par 'Organisatrice'.
  • exécution de commandes
  • agenda
  • rapports de travail
  • base d'offres
  • relation clientèle (contacts, coordonnées)
  • logistique des travaux
  • rapports d'heures
  • rapports de frais
  • analytique de l'exploitation

 

 Une exploitation coordonnée et optimisée conduit notamment au succès économique.

Rémunération des prestations 

Les informations monétaires continuent d'être traitées de manière fiable dans le back-office grâce à un logiciel ERP éprouvé.
  • calcultation des offres
  • administration des commandes
  • facturation / rappels
  • comptabilité (débiteurs / créditeurs)
  • opérations de paiement (Banking)
  • comptabilité salariale
  • ressources humains
  • analytique financière

 

Toutes ces positions sont directement liées à des facteurs monétaires. Ils définissent la pertinence économique d'une entreprise en interne et en externe.

Tailles critiques des entreprises

Plus une entreprise doit fonctionner de manière réactive (p. ex. service de réparation), plus il devient important que les employés puissent s'organiser et se coordonner de façon autonome.

< 10 employés
  • selon le talent et l'engagement des dirigeants, des structures monopolisées comptant jusqu'à 10 employés peuvent s'avérer fructueuses
> 10 employés
  • à partir d'une taille critique, les structures décentralisées deviennent de plus en plus efficaces parce que les outils de gestion modernes régulent le flux d'information indépendamment de la présence physique de l'autorité

'Organisatrice' s'occupe des aspects opérationnels de la prestation des services. Selon le profil de l'entreprise, les facteurs opérationnels ont une influence considérable sur le résultat d'exploitation économique d'une entreprise.

Le profil de votre entreprise

Si vous vous trouvez dans l'une de ces profils caractéristiques, notre service logiciel peut vous soulager considérablement.
Les exemples suivants décrivent quelques profils d'entreprises qui peuvent généralement être aidés par 'Organisatrice'.

Les exemples suivants ont en commun le fait que les activités commerciales du client sont réalisées à l'extérieur.

Profils internes à l'entreprise

Selon le secteur d'activité qui gère votre entreprise, vos procédures opérationnelles internes sont structurées et organisées en conséquence.

'Entrepreneurs individuels
 ayant des activités commerciales diversifiées'
Il s'agit généralement d'un domaine d'activité très diversifié, où les réalisations sont réalisées de manière très individualisée.
  • 'Organisatrice' joue ici le rôle d'une sorte d'assistante personnelle
    • les représentants typiques de ces secteurs d'activité sont les installateurs  générales, où les produits et les environnements d'installation peuvent varier considérablement d'un objet à l'autre
    • installateurs indépendants de la construction avec des ressources en personnel temporaire
  • réalisations individualisées
    • l'entrepreneur se structure lui-même et se détache ainsi de charges inutiles de garder tout en mémoire personnelle
'Petite entreprise
 en tant que fournisseur de services'
Proportion élevée de services ou de services fournis par des tiers
  • Sous-traitance
    • Vous remplissez des mandats de sous-traitance et devez être en mesure de les saisir formellement corrects et de communiquer les services de manière fiable
      • saisissez vos propres ressources, stockez les documents de manière ciblée et concentrez-vous sur la facturation
  • Attribution de contrats de services à des sous-traitants
    • Vous commandez des 'prestations' aux 'sous-traitants' et vous avez besoin d'une vue d'ensemble de leurs interventions et de leur facturation
      • 'Organisatrice' vous aide à classer des contrats de sous-traitance spécifiques. Les entrepreneurs tiers peuvent être analysés et évalués sur une base à long terme et travers les mandats des clients
'Prestataire de service 
avec une forte proportion d'abonnements de maintenance'
Délimitation des 'abonnements' et des 'ordres de réparation'
  • Planification des ressources et facturation correcte
    • l'attribution des interventions spontanées est simplifiée par l'historique d'utilisation transparent et significatif
    • la fiabilité des travaux d'abonnement est renforcée
'Équipe de service 
au sein d'une entreprise de montage'
Maintenance et installation
  • les expériences du 'service' reviennent régulièrement dans le département de montage.
    • Les travaux de mise en service, de réparation et de garantie sont à la charge de l'atelier de montage
    • La maintenance et les services complémentaires sont commercialement définis comme des services 'productifs'
  • les services peuvent être clairement distingués des services d'installation
    • Assistance pour l'amélioration de la qualité de montage, respectivement de la qualité du produit
'Structures d'agences 
avec service d'astreinte commun'
L'information géographique est disponible en permanence
  • 'Structures de succursales avec service de garde commun ...'
    • les clients, leurs objets et leurs installations peuvent être évalués de manière fiable et rapide
      • les données de vos propres interventions sont saisies immédiatement et définitivement

Profils de la clientèle

Une société de gestion immobilière impose à un entrepreneur des exigences administratives différentes de celles d'un 'simple' client privé.

'Les sociétés de gestion immobilière en tant que clients'
Historique cohérent et identification géographique des commandes

Exemple: Gestion immobilière

  • Dynamique d'interventions exigeante
    • les rapports de commande correspondants sont faciles à générer
    • la vue d'ensemble des commandes opérationnelles - toujours archivées - garantit une base de facturation constante et fiable
    • même avec plusieurs centaines de bâtiments par client, la vue d'ensemble opérationnelle et administrative est toujours maintenue
'Structure administrative complexe'
Entreprises en réseau avec des structures de déploiement commun (service d'astreinte, service)

Exemple: Centre commercial

  • l'infrastructure est 'gérée de manière centralisée'
  • les abonnements de maintenance doivent être saisis de manière claire et structurée
  • plusieurs clients par localité
    • les commandes des clients "locataires" sont générées directement
    • la vue d'ensemble et la structure doivent être garanties à long terme
  • l'entretien des équipements critiques doit également être assuré pendant les périodes de vacances
    • historique transparent des abonnements, des commandes et des interventions