... gestion facile et interactive
Écosystème numérique</span><span> 

Écosystème numérique 

Dans la plupart des entreprises, un 'écosystème numérique' s'est mis en place, avec des smartphones et des ordinateurs remplis de programmes et d'applications. Certains logiciels installés se perdent dans la masse. Ces aides, grandes et petites, consomment rapidement beaucoup de temps pour l'entretien et la gestion des données qui se chevauchent.Dans ce contexte difficile, notre produit 'Organisatrice' se distingue par son aspect compact et discret. C'est l'une des rares solutions logicielles qui ne nécessite pratiquement pas d'entretien et qui réduit en même temps massivement et durablement la charge administrative à tous les niveaux de l'entreprise. 

Un problème majeur dans la gestion d'une entreprise est souvent que les logiciels commencent à dominer inutilement et de manière destructrice certains processus opérationnels. La logique saine de l'entreprise est ainsi perturbée par les processus logiciels. Dans la réalité, il s'avère trop souvent qu'il est très inefficace pour la plupart des entreprises de vouloir gérer l'"exécution technique" à partir d'un ERP.

Branches complémentaires de l'administration

En fait, la gestion d'une entreprise d'exécution peut généralement être scindée en deux domaines. D'une part, l'administration de la logistique d'information technique d'exécution. D'autre part, l'administration définie principalement par des facteurs monétaires.
'Organisatrice' permet la dissociation administrative de la 'gestion des travaux' et de la 'gestion monétaire'. Ces deux branches administratives complémentaires sont ainsi plus solides et cohérentes à long terme.
Problème

Les entreprises qui effectuent leur travail de manière décentralisée chez le client (assemblage, service, etc.) échouent souvent dans la tentative de cartographier leur réalité d'exécution complexe de manière simple et robuste sur le plan administratif. Or, ce sont précisément ces entreprises qui dépendent d'une base d'informations cohérente et à long terme pour la "prestation de services" quotidienne.

Approche

Les deux branches administratives complémentaires devraient être décloisonnées afin qu'elles ne se gênent plus au quotidien et ne se bloquent pas inutilement l'une l'autre.

Solution

'Organisatrice' règle de manière globale la logistique d'information de la 'réalisation technique' (= 'fourniture de prestations') et offre ici une solution standardisée. Le flux d'informations hautement dynamique de la 'réalisation technique' est absorbé et fournit à l'entreprise sa structure d'informations durable. Tous les aspects organisationnels sont dissociés de l'ERP 'centré sur le bureau'.

'Gestion des travaux'

Les informations techniques d'exécution sont représentées de manière réaliste par 'Organisatrice'.
Clients
  • contacts
  • historique
  • commandes / offres / abos
Bâtiments
  • contacts
  • localisation
  • historique
Planning
  • exécution de travaux
  • gestion des abos
  • agenda, disposition
Exécution des commandes
  • monitoring des commandes, abos
  • rapports des travaux
Rapports des heures
  • rapports hebdomadaires
  • débours / quittances
Entreprises tierces
  • fournisseurs
  • sous-traitants
  • bulletins de livraison / rapports des interventions

'Gestion monétaire'

Les informations monétaires continuent d'être traitées de manière fiable dans le back-office grâce à un logiciel ERP éprouvé.
Gestion des clients
  • correspondance
  • CRM
Gestion des commandes
  • commandes
  • offres
  • controlling
Acquisition
  • élaboration des offres
  • calcul des coûts
Ressources humaines
  • comptabilité salariale
  • débours. dépenses
Facturation
  • facturation
  • débiteurs / créditeurs
  • paiements
Comptabilité 
  • bilan
  • impôts

Tailles critiques des entreprises

L'expérience montre qu'il existe une taille critique pour les entreprises, à partir de laquelle les charges administratives augmentent brusquement. Dès que cette taille critique est atteinte, l'administration de l'entreprise doit absolument être repensée et adaptée.

Plus une entreprise doit fonctionner de manière réactive (p. ex. service de réparation), plus il devient important que les employés puissent s'organiser et se coordonner de façon autonome.

< 10 employés
  • selon le talent et l'engagement des dirigeants, des structures monopolisées comptant jusqu'à 10 employés peuvent s'avérer fructueuses
> 10 employés
  • à partir d'une taille critique, les structures décentralisées deviennent de plus en plus efficaces parce que les outils de gestion modernes régulent le flux d'information indépendamment de la présence physique de l'autorité

'Organisatrice' s'occupe des aspects opérationnels de la prestation des services. Selon le profil de l'entreprise, les facteurs opérationnels ont une influence considérable sur le résultat d'exploitation économique d'une entreprise.

Le profil de votre entreprise

Si vous vous trouvez dans l'une de ces profils caractéristiques, notre service logiciel peut vous soulager considérablement.
Les exemples suivants décrivent quelques profils d'entreprises qui peuvent généralement être aidés par 'Organisatrice'.

Les exemples suivants ont en commun le fait que les activités commerciales du client sont réalisées à l'extérieur.

Profils internes à l'entreprise

Selon la taille et la constellation d'une entreprise, les problèmes de personnel et d'organisation présentent des caractéristiques très différentes. La dotation en personnel et les compétences des différents collaborateurs sont tout aussi déterminantes pour une exploitation optimisée.

Selon le secteur d'activité qui gère votre entreprise, vos procédures opérationnelles internes sont structurées et organisées en conséquence.

'Entrepreneurs individuels
 ayant des activités commerciales diversifiées'
Il s'agit généralement d'un domaine d'activité très diversifié, où les réalisations sont réalisées de manière très individualisée.
  • 'Organisatrice' joue ici le rôle d'une sorte d'assistante personnelle
    • les représentants typiques de ces secteurs d'activité sont les installateurs  générales, où les produits et les environnements d'installation peuvent varier considérablement d'un objet à l'autre
    • installateurs indépendants de la construction avec des ressources en personnel temporaire
  • réalisations individualisées
    • l'entrepreneur se structure lui-même et se détache ainsi de charges inutiles de garder tout en mémoire personnelle
'Petite entreprise
 en tant que fournisseur de services'
Proportion élevée de services ou de services fournis par des tiers
  • Sous-traitance
    • Vous remplissez des mandats de sous-traitance et devez être en mesure de les saisir formellement corrects et de communiquer les services de manière fiable
      • saisissez vos propres ressources, stockez les documents de manière ciblée et concentrez-vous sur la facturation
  • Attribution de contrats de services à des sous-traitants
    • Vous commandez des 'prestations' aux 'sous-traitants' et vous avez besoin d'une vue d'ensemble de leurs interventions et de leur facturation
      • 'Organisatrice' vous aide à classer des contrats de sous-traitance spécifiques. Les entrepreneurs tiers peuvent être analysés et évalués sur une base à long terme et travers les mandats des clients
'Prestataire de service 
avec une forte proportion d'abonnements de maintenance'
Délimitation des 'abonnements' et des 'ordres de réparation'
  • Planification des ressources et facturation correcte
    • l'attribution des interventions spontanées est simplifiée par l'historique d'utilisation transparent et significatif
    • la fiabilité des travaux d'abonnement est renforcée
'Équipe de service 
au sein d'une entreprise de montage'
Maintenance et installation
  • les expériences du 'service' reviennent régulièrement dans le département de montage.
    • Les travaux de mise en service, de réparation et de garantie sont à la charge de l'atelier de montage
    • La maintenance et les services complémentaires sont commercialement définis comme des services 'productifs'
  • les services peuvent être clairement distingués des services d'installation
    • Assistance pour l'amélioration de la qualité de montage, respectivement de la qualité du produit
'Structures d'agences 
avec service d'astreinte commun'
L'information géographique est disponible en permanence
  • 'Structures de succursales avec service de garde commun ...'
    • les clients, leurs objets et leurs installations peuvent être évalués de manière fiable et rapide
      • les données de vos propres interventions sont saisies immédiatement et définitivement

Profils de la clientèle

Selon la composition de la clientèle, l'accent est mis sur des aspects administratifs très différents.

Une société de gestion immobilière impose à un entrepreneur des exigences administratives différentes de celles d'un 'simple' client privé.

'Les sociétés de gestion immobilière en tant que clients'
Historique cohérent et identification géographique des commandes

Exemple: Gestion immobilière

  • Dynamique d'interventions exigeante
    • les rapports de commande correspondants sont faciles à générer
    • la vue d'ensemble des commandes opérationnelles - toujours archivées - garantit une base de facturation constante et fiable
    • même avec plusieurs centaines de bâtiments par client, la vue d'ensemble opérationnelle et administrative est toujours maintenue
'Structure administrative complexe'
Entreprises en réseau avec des structures de déploiement commun (service d'astreinte, service)

Exemple: Centre commercial

  • l'infrastructure est 'gérée de manière centralisée'
  • les abonnements de maintenance doivent être saisis de manière claire et structurée
  • plusieurs clients par localité
    • les commandes des clients "locataires" sont générées directement
    • la vue d'ensemble et la structure doivent être garanties à long terme
  • l'entretien des équipements critiques doit également être assuré pendant les périodes de vacances
    • historique transparent des abonnements, des commandes et des interventions