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Informationen

Die durchwegs systematische Präsentation der Informationen, kombiniert mit einer leistungsfähigen Programm-Navigation machen die Konsultation von Information zum Erlebnis.

Gerade die Bilddokumentation erlaubt es, sich in wenigen Augenblicken in einen Problem- oder Auftragskontext hinein zu denken.

Textinformationen
  • die orthogonale Informationsstruktur benötigt sehr wenige Worte
    • die Wortwahl wird konsequenter auf die Fakturierung fokussiert
    • die Informationen werden zielgerichtet abgelegt
    • die Auftragspositionen werden standardisierter formuliert
Bildinformation
  • das einfache Einbinden von Fotos mit Smartphone (Kamera), Tablett oder PC bringt gerade bei (repetitiven) Aufträgen (=Abos) viele Vorteile
    • Installation, Gebäudezonen, Gebäudepläne
    • Bilddokumentation (Reparaturservice)
    • Produktbild, Schemas
Dokumente in Form von Pdf
  • Vertragsdokumente, Vertragsinformationen für Abos
  • Gebrauchsanweisungen, Produktbeschriebe
  • Bestellschein, Auftragsbestellung
  • Lieferschein

Aufgewertete Informationen

Die Informationen sind stets einfach abrufbar und gewinnen über die Zeit gesehen oft an Wert. Dadurch, dass sie stets im richtigen Kontext präsentiert werden, ist die Information auch für jenen Mitarbeiter verständlich, der den Ausführungskontext nicht selbst erlebt hat. 
 
Kontexte
  • Gebäude, Kunde
  • Datum, Mitarbeiter, Auftragsrahmen
Rapporte
  • Stundenrapport des Mitarbeiter
  • Arbeitsrapport für den Kunden
    • =kommerzieller Rapport als Basis für die Fakturierung
  • Auftragszusammenfassung
    • für den Kunden
    • umfassend zum internen Gebrauch
Analytik
  • Ressourcen werden über grössere Zeiträume gerechnet und verständlich präsentiert
    • Jahresanalytik pro Gebäude/Kunde
      • Mitarbeitereinsatzstunden
      • Stunden-Total pro Jahr
Historie
  • Mitarbeiterspektrum (wer, wie, wann)
Archiv
  • die langjährige Geschäftstätigkeit wird stet abgebildet
Kundenbetreuung
  • Akquisitionsbasis
  • Offerten-Referenz
  • Kontroll-Instrument für die Fakturierung

Information im Kontext

Ihre Informationen sollten so logisch wie möglich in den Kontext Ihrer Unternehmung eingebettet sein. Je schneller der Kontext vom Leser erfasst wird, desto umfassender ist sein Verständnis der Text- oder Bildinformation.
Das Wissen in Ihrer Unternehmen gewinnt an Wert sobald es mit den wichtigen Unternehmensfaktoren korreliert ist. Informationen müssen ersichtlich  mit Kunden, Gebäuden, Mitarbeitern, und Aufträgen korreliert sein, damit sie ein kommerziell verwertbaren Bedeutung bekommen.

'Organisatrice' kümmert sich konsequent um die Aufgabe, den Informationskontext aufzubauen und den Erwartungen des Benutzers anzupassen.
 

Die meisten Informationen im normalen Geschäftsbetrieb werden mehr als einmal konsultiert.

Einweginformationen
  • 'Einmaliges' ablegen und fakturieren, ohne Folgeaufträge
    • auch diese Informationen werden im Laufe der Zeit oft noch viele Male abgerufen.
Mehrfachinformationen

Viele Elemente eines Geschäftsprozesses werden über die Zeit gesehen immer wieder von neuem konsultiert, - ohne dass sie sich zwischenzeitlich verändert hätten

  • Kunde
    • ist der Besteller von Aufträgen
    • Kundenadressen
  • Gebäude
    • Gebäudeadressen
    • Einsatzlokalitäten
    • Kontaktadressen
  • Abos
    • Arbeitsvorgaben
    • Einsatzdaten
Fehlende Information
  • Die fehlende Information kostet viel Zeit und verleitet
    • und provoziert meist Falschinformationen
Falsche Information
  • Das teuerste Element im strukturierten Informationsgefüge ist am Ende die falsche Information. Sie wird schnell mal zum Problem, weil durch Unwissenheit oder 'falsche Intuition' Ausführungsfehler sich anhäufen, die nicht mehr logisch zu rechtfertigen sind.

Verfügbarkeit

Einerseits haben wir die zeitliche Verfügbarkeit ... wie lange eine Information im Betrieb überlebt. Andererseits besteht das Problem darin zu wissen, wo die Information abgelegt worden ist.

Die langfristige Verfügbarkeit von Informationen hängt sehr stark davon ab, wie standardisiert und systematisiert sie abgespeichert und schliesslich präsentiert wird.

Verflüchtigung von Informationen
  • Mitarbeiter-Fluktuation
    • Abgang
    • Pensionierung
  • Gedächtnis
Langfristige Festigung von Informationen
  • Papier
    • Archivierungssystem
  • elektronische Datenträger
    • technischer Unterhalt
  • personifizierte Wissensträger
    • treue Arbeitsverhältnisse

Komplementäre Aspekte

Je nach Rolle des Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens gestalten sich seine Prioritäten anders.

Unterhalts-Abos

Langfristige Zuverlässigkeit garantieren
Verantwortlichkeiten
  • Vertragsinformationen werden hinterlegt 
    • restriktiv konsultierbar
  • Jahres-Übersicht (Monitoring)
Periodische Ausführung
  • jährliche Arbeitsmodule sind definiert
    • Stundendirektiven sind festgelegt
  • die Historie reflektiert die Vergangenheit

Adressen

Die Aktualisierung von Daten (Tel, eMail) kann auf jeder hierarchischen Stufe ausgeführt werden
Kunden
  • Bestelladresse
  • Rechnungsadresse
Gebäude
  • Ansprechspersonen
    • Zugang
    • Rapport, Hauswart
  • Bewohner

Aufträge

Den Auftragskontext jederzeit erkennen
Einsatzort zuweisen
  • Gebäude geographisch finden
    • Adresse
    • Ansprechperson
  • Historie erkennen
Fakturierung 
  • langjährige Auftragsdynamik des Kunden erkennen
  • Fakturierungsabteilung unterstützen

Kunden 

Kunden unabhängig von ihrer Grösse und Komplexität kompetent und langfristig bedienen können.
Gross-Kunde
  • komplexe Gebäudestrukturen verstehen
  • mehrere Hundert Aufträge im Jahr
  • Historie abrufen
  • Abos strukturiert erfassen
 Komplexer Kunde
  • Betreuung mehrerer Hundert Objekte eine Immobilienverwaltung
  • mehrere Hundert Aufträge pro Jahr
  • Kunden-Referenz, Bestellreferenz